نوشتن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی
در ای‌میل‌های انگلیسی، من همیشه متن ایمیل را با معرفی خودم و ذکر شغل و محل کارم شروع می‌کنم. البته منظورم از معرفی، زندگینامه نیست؛ بلکه معرفی خودم در یک جمله کوتاه است. به عنوان مثال، ایمیل را با جمله‌ای مثل
My name is Vahid Damanafshan, an instructor of mathematics at Kermanshah University of Technology, Kermanshah, Iran
شروع می‌کنم. حس می‌کنم با معرفی خودم در ابتدای ایمیل، حس خوبی در گیرنده ایمیل ایجاد می‌شود و گیرنده، بیشتر به خواندن بقیه متن ایمیل، ترغیب می‌شود.
نکته‌ای که در همین ابتدا باید به آن توجه کرد، این است که در ای‌میل‌های انگلیسی، سلام و احوال‌پرسی، زیاد مرسوم نیست. علاوه بر این، با توجه به ماهیت کاملاً متفاوت زبان فارسی و انگلیسی و تفاوت فرهنگی موجود، به هیچ‌وجه نباید عبارت‌های فارسی‌ای مثل «سلام و خسته نباشید» را لفظ به لفظ به انگلیسی ترجمه کرد و در ابتدای ایمیل قرار داد؛ چون حتی اگر ترجمه آن درست هم باشد، آرزوی خسته نبودن در ابتدای یک ایمیل برای یک انگلیسی‌زبان، تعجب‌آور خواهد بود.
بعد از معرفی خودم، هدفم از فرستادن ایمیل که می‌تواند یک سوال، درخواست راهنمایی، گرفتن یک وقت ملاقات و… باشد را بیان می‌کنم. سعی کنید هدف‌تان را به طور کاملاً شفاف بیان کنید. گیرنده نباید برای پی بردن به منظورتان، گیج و اذیت شود. سعی کنید از جملات کوتاه و ساده، استفاده کنید. طولانی بودن متن ایمیل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزدیک می‌کند.
نکته خیلی مهمی که باید به آن توجه کنید این است که جملات، گرامر درستی داشته باشند؛ به ویژه اگر گیرنده ایمیل، کسی است که زبان مادری‌اش انگلیسی است، باید دقت خود را چند برابر کنید؛ چون ممکن است با دیدن یک اشکال گرامری، به دلیل حوصله نداشتن، از خواندن ادامه ایمیل، خودداری کند. یک مثال برای زبان فارسی می‌زنم: فرض کنید شما یک مدرس دانشگاه هستید که روزانه ده‌ها ایمیل دریافت می‌کنید. یکی از این ای‌میل‌ها، ایمیل زیر است که از طرف یک غیرفارسی‌زبان دریافت کرده‌اید:
سلام
من کارها به یکی از مقاله‌ها نیاز داشت. امکان ارسال وجودی نداشت. لذا ارسال کرد.
ممنون
همان‌طور که می‌بینید متن ایمیل، گرامر درستی ندارد و فهمیدن منظور فرستنده، مشکل است. بدون شک، بی‌درنگ آن را حذف می‌کنید. دلیل آن هم روشن است: شما به سختی، برای نگاه کردن به ای‌میل‌های‌تان وقت دارید؛ چه برسد به اینکه بخواهید آن‌ها را رمزگشایی کنید.
توجه داشته باشید که همان‌طور که در زبان فارسی، لحن مکالمات روزمره با لحن نامه‌های اداری، کاملاً فرق می‌کند، طبیعتاً در هر زبان دیگری هم مثل زبان انگلیسی این‌گونه موارد، تفاوت‌هایی با همدیگر دارند. بنابراین قبل از فرستادن ایمیل به زبان انگلیسی، حتماً گرامر آن را با یکی از دوستان خود چک کنید تا هیچ‌گونه اشتباه گرامری در آن وجود نداشته باشد.
گاهی با توجه به هدف ایمیل، لازم است که مثلاً رزومه‌تان را هم به ایمیل پیوست کنید. از آنجایی که در بعضی از سرویس‌دهنده‌های ایمیل، فایل‌های پیوست‌شده به ایمیل، خارج از دید و در جای نامناسبی قرار می‌گیرد، سعی کنید در انتهای متن ایمیل، با جملاتی مثل
Attached please find a copy of my curriculum vitae.
این موضوع را به اطلاع گیرنده ایمیل برسانید.
بعد از بیان هدف، برای نشان دادن احترام بیشتر، میتوانید پیشاپیش از گیرنده با جملاتی مانند
I am forever grateful for your understanding and I would be very grateful for your kind help.
برای گذاشتن وقت روی خواندن ای‌میل‌تان تشکر کنید.
در انتها نیز متن ایمیل را با یک «عبارت پایانی» تمام کنید. منظور از عبارت پایانی، عبارت‌هایی مثل
With warm regards,
Vahid Damanafshan
و موارد مشابه است. به محل قرارگیری علامت کاما و کامل نوشتن اسم‌تان دقت کنید. درست است که در ابتدای ایمیل نیز خودتان را معرفی کرده‌اید، اما در انتهای ایمیل هم باید دوباره اسم خودتان را ذکر کنید؛ این کار در واقع، حکم همان امضا در نامه‌ها و درخواست‌های کاغذی را دارد.
به طور کلی، در هنگام نوشتن ایمیل، سعی کنید کاملاً محترمانه برخورد کنید. هر چقدر محترمانه‌تر برخورد کنید، شانس جواب دادن به ای‌میل‌تان را بیشتر می‌کنید. دلیل این امر هم واضح است: همه آدم‌ها به طور غریزی، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشید که محترمانه برخورد کردن و چاپلوسی کردن، دو مقوله کاملاً جدا هستند. برخلاف ما ایرانی‌ها، فرنگی‌ها به هیچ‌وجه، چاپلوسی کردن را دوست ندارند.
نکته‌ای که دوست دارم در آخر به آن اشاره کنم، این است که متاسفانه بارها و بارها دیده‌ام که بعضی از همکاران، ای‌میل‌هایی را که به دیگر همکاران ایرانی خود می‌فرستند، به انگلیسی می‌نویسند. من واقعاً هیچ‌وقت نتوانستم یک دلیل منطقی برای این کار پیدا کنم. شاید یک دلیل آن، به رخ کشیدن دانش زبان انگلیسی خودشان باشد. جالب اینجاست که در بیشتر موارد، این ای‌میل‌ها، پر از اشکال‌های گرامری است. چرا هنگام فرستادن ایمیل به یک فارسی‌زبان دیگر، از زبان مادری‌مان استفاده نکنیم؟
در اینجا، برای نمونه، یکی از ای‌میل‌های خودم را که چند وقت پیش به منشی یک دوره معتبر علمی در ایتالیا فرستادم، می‌آورم:
Dear Ms. Smith,
My name is Vahid Damanafshan, a senior Masters student at the Department
of Mathematics, University of Tabriz, Tabriz, Iran.
In the PRE-ARRIVAL INFORMATION, you had written that:
“The participants are accommodated in 2-person rooms at the reduced cost
of Euro 9.00 per person per night.”
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
With warm regards,
Vahid Damanafshan
همان‌طور که در بالا در مورد محترمانه بودن متن ایمیل گفتم، می‌بینید که در این ایمیل، به جای جمله‌ای خنثی مانند
Can I take advantage of this offer, too?
از جمله بسیار محترمانه
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
استفاده شده است که بدون شک، تاثیر خاصی روی گیرنده خواهد گذاشت.
منبع:پانویس
