چرا باید از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنیم؟
آدرس ایمیل، سند هویتی شما در دنیای ای‌میل‌های رسمی و آکادمیک است؛ بنابراین باید تا جایی که امکان دارد، باید سعی کنید یک فرمت استاندارد داشته باشد. در این پست، سعی می‌کنم دیده‌ها و تجربه‌های خودم را در مورد انتخاب یک آدرس ایمیل استاندارد برای مکاتبات رسمی و آکادمیک بیان کنم.
متاسفانه تا به حال، مرجعی رسمی که فرمت‌های استاندارد را پیشنهاد کند، پیدا نکرده‌ام؛ اما خوشبختانه با مطالعه کتاب‌های راهنمای ای‌میل‌نویسی و نیز گشت و گذار در اینترنت، می‌توان تا حدودی فرمت استاندارد را پیدا کرد. در ادامه این پست، «وحید دامن‌افشان» را به عنوان مثال، در نظر می‌گیریم.
به نظر من، استانداردترین فرمت برای آدرس ایمیل، ترکیب حرف اول نام به اضافه نام کامل خانوادگی، بدون هیچ‌گونه جداکننده‌ای، یعنی vdamanafshan است؛ دلیل این انتخاب، این است که این آدرس، به راحتی خوانده می‌شود. همچنین دیگران هم به راحتی آن را به خاطر می‌سپارند.
اگر آدرس بالا، قبلاً ثبت شده باشد، می‌توان از جداکننده‌ای مانند «.» استفاده کرده و آدرس v.damanafshan را ثبت کنید. اگر این آدرس هم قبل از شما، ثبت شده باشد، می‌توان به ترتیب (اولویت)، جداکننده‌هایی مانند «-» و «_» را به کار برده و آدرس‌های v-damanafshan و v_damanafshan را ثبت کنید. دلیل برتری «.» به «-» و «_»، این است که «.»، حالت زیباتری نسبت به «-» و «_» دارد. از طرف دیگر، باعث می‌شود که آدرس موردنظر، کوتاه‌تر به چشم بیاید. همچنین تایپ «.» نسبت به «-» و «_»، سریع‌تر انجام می‌شود.
اگر باز هم آدرس‌های بالا قبل از شما، ثبت شده باشند، می‌توان از ترکیب نام کامل به اضافه «.» به اضافه نام کامل خانوادگی، یعنی vahid.damanafshan استفاده کرد. دلیل اینکه در اینجا از «.» استفاده شده است، این است که از نام کامل (و نه حرف اول نام) استفاده شده است؛ بنابراین برای جدا کردن نام از نام خانوادگی، بهتر است از «.» استفاده شود تا مخاطبان‌تان به راحتی بتوانند نام شما را از نام خانوادگی‌تان تشخیص دهند.
در محیط‌های آکادمیک مثل پژوهشگاه‌ها یا دانشگاه‌ها، چون تعداد افراد استفاده‌کننده از ایمیل، بسیار کمتر از افراد استفاده‌کننده از ای‌میل‌های عمومی و رایگانی مثل جی‌میل یا یاهومیل است، شانس ثبت کردن یکی از فرمت‌های بالا بسیار زیاد است؛ اما در سرویس‌دهنده‌هایی مثل جی‌میل یا یاهومیل، احتمل اینکه بتوانید آدرسی با یکی از فرمت‌های بالا ثبت کنید، بسیار کم است؛ چون ممکن است قبل از شما، شخص دیگری آن آدرس را ثبت کرده باشد. در این حالت، باید دقت داشت، چون سرویس‌دهنده‌های رایگان، همگی در دسته ای‌میل‌های غیررسمی قرار می‌گیرند، بنابراین فرقی نمی‌کند که در کدام‌یکی از این سرویس‌ها، حساب ایمیل باز کنید. به عبارت دیگر، اگر در سرویس‌دهنده‌ای، آدرس دلخواه‌تان را پیدا نکردید، میتوانید به سرویس‌دهنده‌های دیگر، مراجعه کنید.
گاهی در دانشگاه‌های بزرگ، به دلیل زیاد بودن کاربران متقاضی ایمیل دانشگاه، ممکن است هنگام انتخاب فرمت دلخواه دچار مشکل شوید. به عنوان مثال، فرض کنید فردی به نام «ویدا دامن‌افشان» در دانشکده ریاضی، آدرس vdamanafshan را ثبت کرده است. حال اگر شما در دانشکده شیمی باشید و بخواهید همان آدرس را انتخاب کنید، طبیعی است که سیستم به شما اجازه این کار را نمی‌دهد. خوشبختانه در اینجا، یک راه‌حل حرفه‌ای وجود دارد و آن، این است که برای دانشکده‌های مختلف، زیردامنه‌های مرتبط با نام دانشکده ایجاد شود. بدیهی است که با این کار، تعداد انتخاب‌ها بیشتر می‌شود. در این روش، به آن فرد در دانشکده ریاضی، به عنوان مثال، آدرس vdamanafshan@math.university.ac.ir و به شما، آدرس vdamanafshan@chem.university.ac.ir اختصاص داده می‌شود. مزیت دیگری که این روش دارد، این است که با نگاه کردن به آدرس، می‌توان فهمید که فرستنده ایمیل، عضو دانشکده فلان دانشگاه فلان است. لازم به ذکر است که در تقریباً تمام دانشگاه‌های معتبر دنیا، از این روش برای ثبت آدرس‌های ایمیل استفاده می‌شود.
از نکات دیگری که در هنگام ثبت آدرس، باید به آن توجه داشت، این است که هیچ‌گاه نباید در آدرس موردنظرتان، از نام چیزهای مورد علاقه‌تان استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر طرف‌دار محصولات شرکت اپل هستید، هیچ‌گاه نباید از آدرس‌هایی مانند vahidapple برای مکاتبات رسمی استفاده کنید. این‌گونه آدرس‌ها، رسمی جلوه دادن مکاتبات را زیر سوال می‌برند. همان‌طور که در پست «چرا باید از ای‌میل‌های آکادمیک استفاده کنیم؟» گفتم، خود من شخصاً وقتی در مکاتبات رسمی، ای‌میل‌هایی با آدرس‌های این‌چنینی دریافت می‌کنم، هیچ‌وقت به فرستنده ایمیل، اعتماد نمی‌کنم و بدون درنگ، آن‌ها را حذف می‌کنم.
نکته دیگری که متاسفانه خیلی رواج یافته است، استفاده از حروف اختصاری در آدرس ایمیل است. فرض کنید نام یا نام خانوادگی شما، بیشتر از یک کلمه، یعنی به عنوان مثال، «امیرحسین رضوانی‌منش» باشد. در این حالت، نباید آدرسی مانند ahrm انتخاب کنید؛ دلیل آن، روشن است: این حروف اختصاری، فقط برای شما بامعنی است؛ نه برای گیرنده ای‌میل‌تان. به جای این‌گونه آدرس‌ها، میتوانید یکی از فرمت‌های استاندارد بالا را به کار ببرید.
آیا علاوه بر نکات بالا، نکات دیگری وجود دارد که در هنگام باز کردن حساب ایمیل، به آن‌ها توجه کنیم؟
در پست‌های آینده «پانویس»، در مورد چگونگی انتخاب موضوع مناسب برای ای‌میل‌ها و چگونگی شروع متن ایمیل خواهم نوشت.
منبع:پانویس
